1. Aanleiding
De perspectiefnota bevat een beschrijving van het risicomanagement in de organisatie en de ambitie dit verder te structureren en formaliseren. In de nota is aangegeven dat “uiterlijk bij de programmabegroting 2020 de verdere aanpak aan de gemeenteraad wordt aangeboden.” Deze paragraaf is de concretisering van de gedane toezegging.

2. Wat willen we bereiken?

• Risicoreductie bij beleidsvorming en -uitvoering;
• Het risicobewustzijn bij management en medewerkers vergroten;
• Een eenduidig en gestructureerd proces om risico’s te inventariseren en analyseren;
• Tijdig inspelen op potentiële risico’s door het treffen van effectieve beheersmaatregelen;
• Communicatie over -en beheersing van- risico’s ten behoeve van afdelingen, directie, college en raad.

Wat gaan we daar voor doen?

• Vergroten van de bewustwording door het actief communiceren van de uitgangspunten (zie onderdeel 6 hieronder) van het Amstelveense risicomanagement;
• Het per afdeling/domein jaarlijks organiseren van een risicoworkshop om top tien risico’s te inventariseren en analyseren;
• Het aggregeren van de risico’s op afdelingsniveau naar een risico top tien waarop de directie kan sturen en ontwikkelingen kan monitoren;
• Aan het format van college- en raadsvoorstellen een ‘risicoparagraaf’ toevoegen

Gekozen is dus voor een meer dialoog-gerichte aanpak, dan op een aanpak waarin een risicomanagementsysteem (het vullen van een tool met alle risico’s) centraal staat. Ver-wacht wordt dat door een dialoog meer interactie ontstaat waardoor de echte risico’s boven tafel komen, boven het vastleggen van zoveel mogelijk risico’s. Idee daarbij is ook dat niet op honderden (kleinere) risico’s gestuurd kan worden. Gestuurd zal worden op grotere risico’s waarbij de kans aannemelijk is dat deze zich kunnen voordoen.

4. Wat gaat het kosten?
Het op vorenstaande wijze uitvoeren van risicomanagement vraagt met name een tijdsinvestering. Voor iedere afdeling wordt door concerncontrol een workshop georganiseerd (ongeveer 2,5 uur). Hierbij zijn in ieder geval de manager en teamleider(s) aanwezig. Andere dan de hiervoor genoemde medewerkers kunnen optioneel deelnemen aan de workshops. Eventuele bijkomende kosten worden in eerste instantie gedekt vanuit het budget van de afdeling concerncontrol.

5. Planning
De onder punt 3 genoemde workshops vinden plaats in het vierde kwartaal 2019.

6. Uitgangspunten voor het risicomanagement en risicobewustzijn
Medewerkers zijn zich bewust van de volgende essentiële uitgangspunten en brengen die in het dagelijks werk tot uitvoer. Die uitgangspunten zijn:

1. Amstelveen is een gemeente die investeert in de toekomst en bestuur en medewerkers realiseren zich dat risico’s een normaal onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden zijn.
2. Omgaan met onzekerheden betekent bewust risico’s verminderen, accepteren of opzoeken, omdat doelstellingen anders niet haalbaar zijn.
3. Doel is niet om risico’s uit te sluiten, maar om deze te herkennen en terug te brengen naar een aanvaardbaar niveau.
4. Wat aanvaardbaar is, is deels vastgelegd in interne en externe wetgeving, maar vraagt ook deels om beoordeling op medewerkersniveau.
5. Een risico neemt een medewerker nooit alleen, hierover heeft diegene contact gehad met naaste medewerkers
6. Risico’s kunnen het best beheerst worden door die medewerkers die daar het meest invloed op kunnen uitoefenen.
7. Transparante communicatie over risico’s is belangrijk. Een voor een risico verantwoordelijk medewerker zorgt er voor dat een risico tijdig op het juiste ambtelijke en bestuurlijke niveau bekend is.
8. Risicomanagement is geen doel op zich, maar zorgt er voor dat we op een verantwoorde en gestructureerde manier omgaan met onzekere gebeurtenissen met als doel het bereiken van de gewenste maatschappelijke effecten.

7. Rollen en verantwoordelijkheden
Van belang voor een goed werkend risicomanagement is een heldere vastlegging van rollen en verantwoordelijkheden die de diverse actoren daarin hebben. Onderstaand zijn deze kernachtig weergegeven.

Gemeenteraad

• Overeenkomstig de ‘financiële verordening Amstelveen 2017’ stelt de raad de kaders vast rondom reserve- en risicobeleid.

College van B&W

• Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van en uitvoering geven aan het beleidskader;
• Het college geeft in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van de begroting een samenvattende schets van het vigerende beleidskader en relevante ontwikkelingen.

Directie
De directie draagt zorg voor een werkend risicomanagementproces;

• De directie is verantwoordelijk voor eenduidige toewijzing van risico’s aan de daarvoor verantwoordelijken;
• De directie bepaalt de mate van risico-acceptatie van de bedrijfsvoering;
• De directie is verantwoordelijk voor een cultuur van risicobewustheid bij medewerkers;
• De directie ziet er op toe dat de in de ambtelijke organisatie uitgevoerde werkzaamheden passen binnen het vastgestelde risico-beleidskader;
• De directie ziet toe op de uitvoering van het proces van risicomanagement (identificatie, analyse, beoordeling, treffen van maatregelen en rapportering).

Afdelingshoofden

• Afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het realiseren van de door het bestuur gestelde doelen binnen de daarvoor gestelde kaders waaronder die met betrekking tot risico’s;
• Afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van het proces van risicomanagement (identificatie, analyse, beoordeling, treffen van maatregelen en rapportering).

Financiën

• Financiën is verantwoordelijk voor het verwerken van de significante risico’s in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van de programmabegroting en –rekening;
• Financiën draagt zorg voor een onderbouwd bedrag benodigd als weerstandsvermogen.

Concerncontrol

• Concerncontrol ziet er op toe dat het proces van risicomanagement adequaat functioneert door te beoordelen of significante risico’s zijn geïdentificeerd, gecommuniceerd en vallen binnen de risico-acceptatie van de directie;
• Concerncontrol doet waar nodig voorstellen ter verbetering van het risicomanagement proces.