Door Bureau Gateway van het ministerie van BZK is een Gateway Review uitgevoerd op programma Digitaal Werken. De directie heeft de aanbevelingen die dat heeft opgeleverd overgenomen en heeft het volgende pakket acties voor de organisatie vastgesteld. Samengevat gaan we onderstaande activiteiten uitvoeren.
- Overdracht aan op te bouwen beheerorganisatie
- Evaluatie (en pauze doorontwikkeling)
- Focus op dienstverlening (‘business’ aan het stuur)
- Opbouwen i-kolom voor verbinden business en IT organisatie
De blauwe vlakken geven aan op welke onderdelen we ons richten
Toelichting | Acties om te komen tot gewenste resultaat | Start | Eind | Status Planning | Toelichting |
Beëindig het programma digitaal werken | Beëindig het programma digitaal werken per 31 december 2018. | 01-2019 | 05-2019 | Gereed | Per 1 jan 2019 is de doorontwikkeling stopgezet en is de beheerfase ingegaan. Alle benodigde decharges zijn verleend en de kerngroep is opgeheven. Het voorstel voor de beheerorganisatie, de governance en de benodigde vervolgactiviteiten is goedgekeurd door directie. |
Draag het resultaat over aan de gebruikers- en beheerdersorganisatie. Leg afspraken vast over taken, rollen en documentatie. | 03-2019 | 05-2019 | Gereed | ||
Richt de organisatie zodanig in dat de belangen van de vakafdelingen zijn geborgd (het perspectief is van buiten naar binnen). | 03-2019 | 05-2019 | Gereed | ||
Pas op de plaats voor Belastingzaken, en doe een strategische heroriëntatie | Blijf het WOZ-bezwaarschriften-proces vooralsnog in versie 1.4 van Inproces uitvoeren | 01-2019 | 01-2019 | Gereed conform planning | |
Onderzoek gelijktijdig de impact van een alternatief zaaksysteem voor belastingen. | 03-2019 | 05-2019 | Gereed | Het onderzoek is uitgevoerd. Het advies voor besluitvorming wordt in augustus aangeboden aan directie. | |
Zorg voor een stabiele werkomgeving en los de belangrijkste operationele issues op | Start een nieuw project voor de nazorg van, en wijzigingsverzoeken voortvloeiend uit, het programma digitaal werken. | 01-2019 | 12-2019 | Gereed | Een speciaal team is bezig met de nazorg onder aansturing van een projectleider. |
Verbeter de begeleiding op de werkvloer | 02-2019 | 03-2019 | Gereed conform planning | Er zijn extra medewerkers vrijgemaakt voor gebruikersondersteuning | |
Kom tot een upgrade van het zaaksysteem naar de meest recente versie | 02-2019 | 06-2019 | Loopt | Deze activiteit is vergevorderd. Eind september gaat fase 1 de nieuwe versie uitgerold worden. Daarna volgt een activiteit om het maatwerk te verminderen en nieuwe gebruikersschermen uit te rollen. | |
Maak een heldere prioritering van de restpunten en laat deze valideren door de directie. | 01-2019 | 03-2019 | Gereed conform planning | In Q1 is de hoogste prioriteit gegeven aan oplossen productieverstorende issues en upgrade naar stabielere versie 2.13. In overleg met directie is bepaald dat prioriteit van overige restpunten wordt opgepakt i.s.m. vakafdelingen | |
Werk hierbij volgens projectmatige (hygiëne) principes | 01-2019 | 06-2019 | Gereed | Alle activiteiten hierboven genoemd worden projectmatig opgepakt, hebben een projectleider en vallen onder regie van directie | |
Doe een strategische heroriëntatie op basis van voortschrijdend inzicht | Ruim tijd in om lering te trekken uit het programmaverloop | 02-2019 | 06-2019 | Gereed | De evaluatie op het programma is gereed en gepresenteerd aan directie. |
Ruim tijd in om de toekomst van zaakgericht werken te heroverwegen vanuit het oogpunt van stedelijke opgaven (van buiten naar binnen) | 02-2019 | 09-2019 | Loopt | ||
Ruim tijd in om het applicatielandschap te ontwerpen (voor de scope van zaakgericht werken) | 03-2019 | 12-2019 | Loopt | ||
Geen maatwerk meer | Maak geen gebruik van (door de leverancier of in eigen beheer ontwikkeld) maatwerk. | 03-2019 | 09-2019 | Loopt | Deze activiteit is gestart; na uitrol van InProces v2.13 fase 1 wordt maatwerk in de code geminimaliseerd |
Keer zoveel mogelijk terug naar de landelijke standaardprocessen die worden aangeboden. | 03-2019 | 12-2019 | Loopt | Deze activiteit is gestart; na uitrol van InProces v2.13 fase 1 worden processen zoveel mogelijk teruggebracht naar default staat | |
Inrichten i-kolom | Breng volwassenheid van totale organisatie op gebied van informatiemanagement en ICT op peil. Zie ook health check. | 02-2019 | 09-2019 | Loopt | |
Begin met inrichten van CIO-office die rapporteert aan directeur bedrijfsvoering (die daarmee tevens CIO is) | 02-2019 | 09-2019 | Loopt | ||
Organiseer vaste vormen van tegenspraak, waaronder een ICT-board | 02-2019 | 06-2019 | Gereed | In mei is een voorstel voor de adviesraad ICT goedgekeurd door directie | |
Organiseer een vaste vorm van I-control als verbreding van de control-functie. | 02-2019 | 12-2019 | Loopt | ||
Zoek aansluiting bij landelijke organisaties als VNG Realisatie, ‘Common Ground’, en de informatiemanagementgroep honderduizendplus gemeenten | 02-2019 | 09-2019 | Loopt | ||
Houd rekening met substantiële investeringen in de I-functie | 02-2019 | 12-2019 | Loopt |